Informatie over de bescherming van uw gegevens

1. Wie is verantwoordelijk voor de verklaring van uw persoonsgegevens bij het Directoraat Generaal Europese Zaken en Coördinatie (DGE) en het Directie-generaal voor Multilaterale zaken en voor de Mondialisering (DGM)?

De Directeur-Generaal Europese Zaken en Coördinatie, meneer Christophe de Nijs.

Voor contact bij DGE, gelieve een e-mail te sturen naar: sec.dge@diplobel.fed.be

De Directeur-generaal voor Multilaterale zaken, mevrouw Véronique Petit.

Voor contact bij DGM, gelieve een mail te sturen naar: coormulti@diplobel.fed.be

2. Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (DPO)

dpo@diplobel.fed.be

3. Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken wij?

Het Coördinatie portaal maakt het mogelijk om de volgende categorieën van persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken:

• Contactgegevens (naam en voornaam, e-mailadres, telefoonnummer);
• Inloggegevens (rechten);
• Informatie voer uw werkplek (organisatie, management, afdeling);
• Voorkeuren voor het al dan niet ontvangen van automatische e-mails voor nieuwe evenementen;
• Aansluiting bij Communtities;
• Publieke reacties op het portaal (in het kader van schriftelijke- of stilteprocedures);
• Deelname aan vergaderingen;

Naast deze gegevens maakt de site gebruik van cookies. Zie hiervoor ons cookiebeleid.

4. Met welk doel verwerken wij uw persoonsgegevens?

De door het Coördinatie portaal verzamelde persoonsgegevens worden gebruikt

• Om u te authentiseren;
• Om toegang tot informatie te autoriseren of te weigeren;
• De weergegeven informatie te personaliseren;
• Om u belangrijke gegevens mee te delen die onlangs zijn gepubliceerd (details met betrekking tot een document en/of een vergadering);
• Om de uitgevoerde acties bij te houden, om indien nodig beveiligingsauditlogboeken te kunnen produceren. Het gaat om administratieve handelingen, uitgebrachte stemmen of intenties, raadpleging van inhoud, enz.

5. Op welke wettelijke basis is de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd?

Met uitzondering van het versturen van automatische e-mails, wordt deze gegevensverklaring uitgevoerd in het kader van de uitvoering van een opdracht van algemeen belang.

Deze opdracht van algemeen belang is gebaseerd op de volgende regelingen:

• Voor de omschrijving van de opdrachten van de DGE en van de DGM: het koninklijk besluit van 8 maart 2002 tot oprichting van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.
• Voor de bevoegdheidsverdeling om het Europese beleid van België te bepalen: het samenwerkingsakkoord van 8 maart 1994 tussen de Federale Staat, de Gemeenschappen en de Gewesten betreffende de vertegenwoordiging van het Koninkrijk België in de Ministerraad van de Europese Unie.
• Voor de verdeling van competenties inzake het definiëren van het multilateraal beleid van België: Kaderakkoord van 30 juni 1994 tot samenwerking tussen de federale staat, de gemeenschappen en de gewesten over de vertegenwoordiging van het Koninkrijk België bij de internationale organisaties waarvan de werkzaamheden betrekking hebben op gemengde bevoegdheden.

Met betrekking tot het verzenden van automatische e-mails is deze verwerking gebaseerd op uw toestemming.

6. Als de rechtsgrond toestemming is, kunt u deze intrekken door…

U kunt zich op elk moment afmelden voor de automatische e-mails die door het coördinatiesecretariaat worden verzonden, door het vinkje bij de instellingen voor meldingen van uw persoonlijk profiel uit te vinken

7. Als de wettelijke basis een contract is, bent u dan verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken en wat zijn de gevolgen als u zich daar niet aan houdt?

Niet van toepassing.

8. Indien u de persoonsgegevens niet rechtstreeks aan ons heeft verstrekt, hoe hebben wij deze dan gekregen?

Niet van toepassing.

9. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Het ondersteunend team van het directoraat-generaal Europese Zaken en Coördinatie en het directoraat-generaal voor Multilaterale zaken en voor de Mondialisering (bestaande uit helpdeskmedewerkers en systeembeheerders) en de lokale beheerders van het Coördinatie portaal binnen de organisatie waarvoor uw werkt (gemachtigden) kunnen toegang krijgen tot uw persoonsgegevens.

10. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie? Zo ja, zijn er voldoende garanties en welke?

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan een derde land of aan een internationale organisatie.

11. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden in het systeem bewaard totdat uw account is gedeactiveerd of is verlopen (wat automatisch gebeurt na 6 maanden inactiviteit op het Coördinatie portaal).

De bewaartermijn voor de deelnemerslijst die hun deelname aan een vergadering hebben bevestigd, is 1 jaar na de datum waarop die vergadering heeft plaatsgevonden.

12. Hoe zit het met de beveiliging van uw gegevens?

De FOD Buitenlandse Zaken garandeert de veiligheid (integriteit en vertrouwelijkheid) van uw persoonsgegevens. Ze zijn met name beschermd tegen ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies en ongeoorloofde wijziging.

Hiervoor gebruiken we beveiligingstechnieken en -procedures die we hier om veiligheidsredenen niet beschrijven.

Houd er echter rekening mee dat op fysiek, technisch en organisatorisch vlak de gepaste maatregelen worden genomen om een beveiligingsniveau te garanderen dat is aangepast aan de risico's.

13. Betreft de verwerking van uw persoonsgegevens geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering?

Niet van toepassing.

14. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

U heeft het recht om toegang te vragen tot uw persoonsgegevens en om correctie of verwijdering ervan te vragen. In bepaalde omstandigheden kunt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om beperking ervan te vragen.

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar sec.dge@diplobel.fed.be en coormulti@diplobel.fed.be (zie punt 1 hierboven). Uw aanvraag wordt binnen 30 kalenderdagen verwerkt. Indien het complex is of onze diensten met een groot aantal verzoeken worden geconfronteerd, wordt deze termijn met 60 dagen verlengd.

15. U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: contact@apd-gba.be

Alvorens dit te doen, wordt u aangeraden om eerst contact op te nemen met de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens via sec.dge@diplobel.fed.be of coormulti@diplobel.fed.be (zie punt 1 hierboven) en/of de functionaris voor gegevensbescherming (zie punt 2 hierboven).